Projetos
Criação do Arquivo Público Municipal de Paraíba do Sul

PROPOSTA DO INSTITUTO HISTÓRICO E GEOGRÁFICO DA PARAHYBA DO SUL PARA CRIAÇÃO DO ARQUIVO GERAL DO MUNICÍPIO:

Exposição de Motivos:

A Constituição Federal, em seu artigo 216 e a Lei Federal nº 8.159/91 em seu artigo 1º atribuem ao poder público, em todos os níveis, a gestão, guarda e preservação de documentos de arquivo como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.

A criação de Arquivos Públicos faz-se indispensável para que as administrações municipais possam alcançar índices de eficiência e qualidade compatíveis com as demandas das sociedades modernas.

A complexidade das ações governamentais, tanto na esfera executiva como na legislativa, a crescente produção de documentos e o avanço das tecnologias de informação apontam para a necessidade urgente de políticas em âmbito municipal para a gestão de documentos.

ARQUIVO GERAL DO MUNICIPIO DE PARAIBA DO SUL

Projeto de Lei nº..................

Dispõe sobre a criação do Arquivo Geral do Município de Paraíba do Sul e dá outras providências.

O Prefeito de Paraíba do Sul, Estado do Rio de Janeiro, no uso de suas atribuições legais e considerando dever do município proteger seu acervo documental arquivístico, tornando-o acessível.

Faço saber que a Câmara Municipal aprova e eu sanciono a seguinte lei:

Art. 1º - Fica criado, com nível de Departamento e subordinado à Secretaria de Administração da Prefeitura, o Arquivo Geral do Município de Paraíba do Sul, ao qual se subordinam tecnicamente, na condição de unidades setoriais, todos os arquivos da administração direta e indireta da Prefeitura.

Art. 2º - O Arquivo Geral do Município tem como finalidades precípuas:

I - garantir acesso às informações contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as restrições regimentais, na fase intermediária, e de forma ampla, na fase permanente;

II - custodiar os documentos de valor temporário e permanente acumulados pelos órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções, dando-lhes tratamento técnico;

III - estender a custódia aos documentos de origem privada considerados de interesse público municipal, sempre que houver conveniência e oportunidade;

IV- estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no âmbito do Poder Executivo Municipal.

§1º - Considera-se protocolo a unidade encarregada dorecebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de documentos.

§2º - À unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial dedocumentos cujos assuntos, embora solucionados, ainda recebem consulta freqüente.

Art. 3º - O Arquivo - dirigido por um Diretor, titular de cargo em comissão - terá a seguinte estrutura organizacional:

I - Divisão de Arquivo Intermediário

II - Divisão de Arquivo Permanente

III - Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico

IV - Serviço de Apoio Cultural

V - Serviço de Apoio Administrativo

Art. 4º - Ao Arquivo Geral do Município, em suas competências

gerais, incumbe:

I - garantir acesso às informações contidas na documentação sob sua custódia, ressalvados os casos de sigilo protegidos por lei;

II - receber, por transferência ou recolhimento, os documentos produzidos e acumulados pelo poder público municipal;

III - receber, por doação ou compra, documentos de origem privada de interesse do município;

IV – conceder habeas data, observados os termos do art. 5º da Constituição Federal;

V - produzir, a partir de fontes não convencionais, documentos que registrem expressões culturais de interesse para o município;

VI - promover interação sistêmica com os arquivos correntes e protocolos das repartições municipais;

VII - manter intercâmbio com instituições afins, nacionais e internacionais;

VIII - custodiar, por intermédio de acordos previamente firmados e se houver conveniência e oportunidade, documentos de outras esferas e poderes governamentais.

Parágrafo único - As competências específicas de cada unidade do Arquivo constarão de seu regimento interno, a ser baixado por ato próprio.

Art. 5º - Aos titulares dos cargos de direção compete planejar, supervisionar, orientar, coordenar e controlar o desempenho das atividades próprias das unidades que lhes são pertinentes.

Art. 6º - Aos Chefes cabe coordenar, orientar e controlar a execução das atividades técnicas e administrativas das áreas de sua competência.

Art. 7º - O Arquivo terá quadro próprio de servidores, admitidos mediante prévio concurso, de acordo com os dispositivos legais vigentes.

Art. 8º - As unidades orgânicas indicadas no art. 1o, no inciso IV do art. 2º e no inciso VI do art. 4º adotarão a orientação e o controle técnico emanados do Arquivo, por intermédio de seu Serviço de Apoio Normativo.

Art. 9º - O Arquivo poderá, mediante convênio com a CâmaraMunicipal, manter a custódia de seus documentos de valor permanente.

Art. 10 - Ao Diretor compete submeter à aprovação do Prefeito, dentro do prazo de cento e vinte dias da publicação desta Lei, o regimento do Arquivo Geral do Município.


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Projeto de Decreto no......................

Aprova o Regimento Interno do Arquivo Geral do Município de Paraíba do Sul

 Marcio de Abreu Oliveira, Prefeito do Município de Paraíba do Sul, Estado do Rio de Janeiro, usando das atribuições que a Lei lhe confere, e CONSIDERANDO o que dispõe a Lei no......, de ......................., que criou o Arquivo Geral do Município,

DECRETA:

Art. 1º,- Fica aprovado o Regimento Interno do Arquivo Geral do Município, que passa a fazer parte integrante deste Decreto.

Art. 2 o - Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

REGIMENTO INTERNO DO ARQUIVO GERAL DO MUNICÍPIO DE PARAÍBA DO SUL

Art. 1º - O Arquivo Geral do Município, criado pela Lei no......, de..........................., na condição de Departamento subordinado à Secretaria de Administração, tem como finalidades precípuas:

I - garantir acesso às informações contidas nos documentos sob sua guarda, observadas as restrições regimentais, na fase intermediária, e de forma ampla, na fase permanente;

II - custodiar os documentos de valor temporário e permanente acumulados pelos órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções, dando-lhes tratamento técnico;

III - estender a custódia aos documentos de origem privada considerados de interesse público municipal, sempre que houver conveniência e oportunidade;

IV - estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no âmbito do poder executivo municipal.

Art. 2º - Integram a estrutura organizacional do Arquivo Geral do Município:

I - Divisão de Arquivo Intermediário

II - Divisão de Arquivo Permanente

III - Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico

IV - Serviço de Apoio Cultural

V - Serviço de Apoio Administrativo

Art. 3º - À Divisão de Arquivo Intermediário, responsável pelo arquivamento temporário dos documentos de valor administrativo, cessada a sua utilização corrente, compete:

I - receber, por transferência, os documentos acumulados e avaliados pela administração municipal;

II - completar e/ou atualizar as listagens de transferência;

III - manter a documentação organizada de acordo com o princípio de proveniência e em satisfatórias condições de higiene;

IV - atender às consultas dos órgãos de origem;

V - preparar a documentação para o recolhimento, acondicionando-a de acordo com critérios estabelecidos pela Divisão de Arquivo Permanente;

VI - efetuar a destruição dos documentos destinados à eliminação;

VII - elaborar termos de eliminação e recolhimento;

VIII - manter atualizadas as informações sobre espaços disponíveis.

Art. 4º - À Divisão de Arquivo Permanente, responsável pelos documentos de guarda definitiva, compete:

I - receber, por recolhimento, a documentação municipal de valor permanente;

II - manter a guarda dos documentos recolhidos, adotando critérios de armazenamento, acondicionamento e arranjo adequados;

III - custodiar e processar tecnicamente os documentos de origem privada adquiridos pelo órgão;

IV - promover a descrição do acervo, mediante elaboração de instrumentos de pesquisa que garantam pleno acesso às informações contidas nos documentos;

V - localizar, para os usuários, a documentação de seu interesse;

VI - fornecer reproduções de documentos, de acordo com as disponibilidades do órgão e a qualidade dos suportes originais;

VII - orientar o usuário, no caso de haver outras fontes de referência que completem as informações procuradas.

Art. 5º - Ao Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico, responsável pela racionalização dos serviços arquivísticos e pela proteção ao acervo, compete:

I - instituir esquema de comunicação com as unidades setoriais, de modo a permitir que as informações, no âmbito arquivístico municipal, sejam propriedade comum;

II - propor, quando couber, a aplicação de tecnologias que agilizem a recuperação da informação nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos;

III - prestar assistência técnica aos servidores municipais da área de protocolo e arquivo, propondo programas de aperfeiçoamento;

IV - manter atualizado o cadastro das unidades setoriais;

V - assegurar a proteção física do acervo e das instalações do Arquivo;

VI - proceder à recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados;

VII - produzir cópias e microcópias de documentos para os usuários do órgão.

Art. 6º - Ao Serviço de Apoio Cultural, responsável pelo desenvolvimento de pesquisas, pela promoção de eventos de caráter cultural e pela manutenção de coleções de livros e periódicos, compete:

I - produzir fontes documentais alternativas àquelas tradicionalmente acumuladas pelos arquivos públicos e privados;

II - referenciar documentos de interesse local existentes em outras instituições, dentro e fora do município;

III - programar exposições, seminários, conferências, publicações, entre outras atividades congêneres, destinadas a estreitar o vínculo da instituição com a comunidade;

IV - divulgar as atividades do Arquivo;

V - propor aquisição e/ou permuta de publicações no âmbito da História, da Administração, da Arquivística e outras áreas afins;

VI - processar tecnicamente os livros e periódicos sob sua responsabilidade;

VII - garantir acesso e orientação bibliográfica aos usuários;

VIII - opinar tecnicamente sobre a pertinência da incorporação de livros e periódicos ao Arquivo, nos casos de doação ou permuta;

IX - indexar a legislação do município, de forma exaustiva, bem como os atos de interesse municipal baixados por outras esferas governamentais.

Art. 7º - Ao Serviço de Apoio Administrativo, responsável pelas atividades relacionadas com recursos humanos, orçamento e contabilidade, material, zeladoria e comunicações administrativas, compete:

I - manter cadastro funcional atualizado e controle de freqüência, bem como os demais encargos de pessoal relacionados à elaboração de folhas de pagamento, movimentação e concessão de direitos e vantagens;

II - prever a receita e a despesa, visando à elaboração da proposta orçamentária;

III - proceder aos registros contábeis;

IV - operacionalizar a aplicação do orçamento aprovado;

V - participar do processo de aquisição de material permanente e de consumo, responsabilizando-se por sua guarda e distribuição;

VI - manter cadastro de fornecedores e catálogo de material;

VII - elaborar o inventário de bens móveis do órgão;

VIII - manter limpos e protegidos os equipamentos, móveis e instalações do Arquivo;

IX - colaborar no controle da segurança em relação a sinistros (incêndio, inundações etc.) e roubos;

X - dar o primeiro atendimento aos usuários do Arquivo, mediante registro, fornecimento de documento de identificação e guarda de volumes;

XI - orientar os usuários, localizando as unidades onde se encontram as informações solicitadas;

XII - preparar minutas de atos oficiais, de correspondência e de expedientes rotineiros;

XIII - executar as operações de recebimento, classificação, registro, autuação, controle de tramitação, distribuição e expedição de documentos;

XIV - efetuar inspeção e análise, confirmando ou não a codificação atribuída aos documentos em fase anterior;

XV - ordenar os documentos de acordo com a codificação adotada;

XVI - atender às consultas, no local ou por empréstimo.

Art. 8º - Ao Diretor do Arquivo Geral do Município, além de planejar, supervisionar, dirigir, organizar, coordenar e controlar as atividades do órgão, incumbe:

I - participar da formulação da política municipal de arquivos;

II - assessorar o poder executivo municipal nos assuntos de sua competência;

III - manter intercâmbio com entidades congêneres, na região e no Estado;

IV - constituir comissões de avaliação de documentos de arquivo;

V - promover treinamento e aperfeiçoamento de pessoal.

Art. 9º - Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor, ouvido seu superior hierárquico.

Art. 10 - Este regimento entrará em vigor na data de sua publicação.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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